Communauté de pratique numérique | Chronique numérique 2 : Comprendre la gestion intégrée des données… en 5 questions ?

Certains mots deviennent tout à coup des sujets de l’heure. Ils sont sur toutes les lèvres et de toutes les conversations. Pensons aux mots Zoom, découvrabilité, baladodiffusion, plateforme et plus encore. Le mot «donnée» est d’ailleurs un autre bel exemple de popularité terminologique. On le retrouve dans de nombreux concepts, tels que base de données, jeu de données, les données d’usages, clientèles, la valorisation des données ou encore la gestion intégrée des données; sujet qui retient notre attention dans cette chronique numérique

Qu’est-ce que la gestion intégrée des données? Il s’agit d’un vaste sujet qu’on tentera bien humblement de vous expliquer à partir de cinq questions brèves!

Pour définir la gestion intégrée des données, arrêtons-nous au sens de chaque mot. Tout d’abord, la «gestion» pourrait être illustrée par nos façons de faire ou par notre mode de fonctionnement. La notion «intégrée» réfère à l’idée d’organisation, de fluidité, de centralisation et de complémentarité. On dit souvent qu’il faut que nos systèmes se parlent. Puis finalement, le mot «donnée» qu’on résumerait dans ce cas-ci par une information.

Dans le milieu des arts et de la culture, les données se sont celles de votre billetterie, de votre boutique en ligne, de vos listes d’abonnées, de vos statistiques marketing comme celles de vos réseaux sociaux, etc. Autrement dit, quand on gère de manière intégrée nos données, on organise efficacement nos systèmes d’informations pour qu’ils fonctionnent avec le moins d’interventions humaines possible et pour qu’ils nous permettent d’en tirer avantageusement profit.

Qui devrait s’intéresser à la gestion intégrée des données dans le milieu des arts et de la culture? Tout le monde! L’artiste ou l’artisan qui a une boutique en ligne, fait sa promotion sur les réseaux sociaux, a un site web, publie une infolettre. L’organisme culturel, qu’il soit de petite ou de grande taille, a avantage à optimiser le fonctionnement de ses systèmes d’information; tout particulièrement si la mise à jour de ses listes est un défi, s’il faut copier et recopier la même information dans différents logiciels ou encore si le développement de publics et l’amélioration des actions marketing font partie de ses priorités.

Dans le monde idéal, on se doterait d’un système de gestion intégrée de nos données au démarrage de nos opérations. Dans la vraie vie, on a besoin d’un outil de ce genre quand on perd du temps à manipuler nos informations, quand on identifie des erreurs, quand on veut faire du marketing relationnel en analysant nos données dans leur contexte. Ce qu’il faut savoir surtout, c’est qu’il n’est jamais trop pour optimiser nos pratiques. Le temps et le budget investis dans l’implantation d’un outil de gestion intégrée des données sont rentabilisés à moyen terme, surtout si cela réduit vos frustrations!

De différentes façons. La première est évidement de déterminer votre besoin, ce que voulez améliorer ou résoudre. Ensuite, la façon plus commune, c’est de recourir à ce qu’on appelle un CRM (customer relationship management), donc un outil de gestion des clientèles. Cet outil permet de centraliser nos données (une base de données en quelque sorte) et de les exploiter à l’aide de fonctionnalités. Il faut savoir que des applications tierces peuvent également être connectées à votre outil de gestion des clientèles. Ainsi, on peut améliorer nos actions marketing en ayant un vue globale et assez complète de nos opérations.

Il existe de nombreux outils sur le marché pour répondre à différents besoins en fonction de votre budget disponible. Il y a même des solutions gratuites. Parmi les solutions plus connues, on trouve Zoho CRM, Hubspot CRM, Microsoft Dynamics, Salesforce et de nombreux autres! Si vous avez découvert Airtable, sachez qu’il peut être utilisé pour la gestion de vos données clientèle! Vous trouvez d’ailleurs un article illustrant un exemple d’exploitation des données avec Airtable sur le babillard de la Communauté de pratique numérique (lire l’article).

La gestion intégrée des données fait parler d’elle actuellement, dans le milieu de la culture comme ailleurs, parce qu’on souhaite de plus en plus agir avec impacts. On veut faire de la promotion et obtenir de meilleurs résultats. On veut aussi être efficace dans nos pratiques de travail. On sait que le développement des publics, la hausse du taux de fréquentation des salles de spectacles ou encore l’augmentation des ventes de vos oeuvres en ligne reposent notamment sur une meilleure connaissance de votre clientèle.

Bref, vous comprenez maintenant que cette chronique numérique en cinq questions n’est qu’un survol du concept de la gestion intégrée des données. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à faire quelques recherches faciles sur le web, à suivre un atelier ou une conférence sur le sujet ou encore à vous adresser à un consultant expert en la matière.

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La communauté de pratique regroupait des membres de CCNCA autour de projets numériques favorisant le développement des compétences dans les domaines de la découvrabilité et la commercialisation des œuvres, dans l’objectif de répondre à ces enjeux.  Articulée autour d’activités d’apprentissage, de cliniques et de laboratoire, la communauté a permis à ses membres de mutualiser les expérimentations, les apprentissages et leurs coûts. La communauté à conclus ses activités au début de l’année 2023. Cet article constitue une archive.