Communauté de pratique numérique | Exploiter les données issues des plateformes de billetterie : cas vécus

Les données historiques de ventes (ou de visites, pour les événements gratuits) d’un diffuseur de spectacles sont précieuses. Elles contiennent évidemment de l’information utile d’un point de vue comptable. Mais se limiter à cette utilisation serait dommage. En effet, la billetterie peut être un levier pour la transformation numérique de l’organisation. Les données d’usage (ventes, visites…) sont en effet des sources d’information qui peuvent servir à plusieurs fins, en particulier mieux connaître les clients, et communiquer avec eux de façon plus efficace.

L’enjeu est évidemment de bien les exploiter. Cette exploitation efficace des données d’usage repose forcément sur l’utilisation d’outils technologiques adéquats. Dans un monde idéal, la plateforme de billetterie utilisée offrirait tous les outils d’analyse ou d’automatisation pour le faire. Or, ce n’est pas le cas pour toutes les plateformes… Les outils sont parfois trop limités, ou carrément absents.

La première option, c’est de changer de plateforme de billetterie. Il s’agit d’un projet assez complexe (et pas toujours tentant quand tout se passe bien par ailleurs), et qui ne garantit pas d’avoir accès à tout ce qu’on voudrait accomplir.

L’autre option, c’est de se contenter de produire des rapports comptables avec les données d’usage. Mais ce serait un gaspillage d’opportunité très dommage.

Des membres de la Communauté de pratique numérique du Conseil de la culture des régions de Québec et de Chaudière-Appalaches (CPN) ont choisi, au cours des derniers mois, de trouver des compromis entre les deux options extrêmes. Accompagnés par l’équipe de la CPN, ils ont tenté de développer des solutions pragmatiques, réalistes, et adaptées à leur réalité et leur contexte.

L’équipe du Théâtre du Trident a choisi de synchroniser les données issues de sa plateforme de billetterie dans une base de données personnalisée développée avec Airtable (une application qui a d’ailleurs fait l’objet d’une conférence en ligne de la CPN). La base de données personnalisée permet de consulter des fiches de clients, présente l’historique des achats et des abonnements. Elle permet également de générer des listes de clients à partir de critères variés.

Du côté du Carrefour international de théâtre, les données d’usage étaient exploitées depuis un certain temps avec une solution développée en interne et s’appuyant sur l’outil RapidMiner. Cette solution présentait différents problèmes (complexité, accès limité aux postes disposant d’une licence, difficulté de faire des rendus visuels intéressants, impossibilité d’intégrer des données d’autres sources, comme l’achalandage du site web). Avec l’aide de l’équipe de la CPN, le Carrefour a migré, de façon itérative, son analyse de données vers l’outil Google Data Studio, qui comble plusieurs lacunes identifiées. Résultat : des tableaux de bord très visuels, qui permettent d’analyser les données de façon globale ou en raffinant en fonction de plusieurs critères.

Enfin, deux autres diffuseurs membres de la CPN ont lancé, conjointement, le projet de développer une troisième approche pour s’attaquer à l’enjeu d’une meilleure exploitation des données d’usage. Le financement pour ce projet plus « costaud » n’étant pas encore confirmé, nous ne donnerons pas de détails supplémentaires (mais le ferons dès que possible, promis!).

Au cours des prochaines semaines, nous publierons des textes qui décrivent de façon beaucoup plus détaillée les démarches du Théâtre du Trident et du Carrefour international de théâtre. Assurez-vous d’être abonnés à l’infolettre de la CPN ou membres du groupe Facebook pour être informés de leur publication.

La communauté de pratique regroupait des membres de CCNCA autour de projets numériques favorisant le développement des compétences dans les domaines de la découvrabilité et la commercialisation des œuvres, dans l’objectif de répondre à ces enjeux.  Articulée autour d’activités d’apprentissage, de cliniques et de laboratoire, la communauté a permis à ses membres de mutualiser les expérimentations, les apprentissages et leurs coûts. La communauté à conclus ses activités au début de l’année 2023. Cet article constitue une archive.