Appel d’offres: Production déléguée du Gala des Prix d’excellence 

OBJET DE L’APPEL D’OFFRES

Culture Capitale-Nationale et Chaudière-Appalaches (CCNCA) souhaite recevoir des offres pour des services professionnels pour assurer la production déléguée des célébrations du Gala des Prix d’excellence 2024.

ORGANISME PROMOTEUR

Culture Capitale-Nationale et Chaudière-Appalaches 
310, boulevard Langelier, bureau 120
Québec, Québec, G1K 5N3
Téléphone : 418 523-1333 
communication@culture-quebec.qc.ca

L’entente se fera entre CCNCA et le fournisseur dont les services seront retenus.

MISSION ET MEMBRES DE CCNCA

CCNCA est un organisme à but non lucratif qui a pour mission de favoriser le développement des arts et de la culture sur le territoire étendu et diversifié de la Capitale-Nationale et de la Chaudière-Appalaches. CCNCA regroupe plus de 300 organismes culturels et représente quelque 2 500 artistes professionnels et travailleurs culturels. Engagé au service du milieu culturel depuis 1977, il est le seul à regrouper, à représenter et à offrir des services aux professionnels de l’ensemble des domaines artistiques et culturels.

La concertation menée par CCNCA conduit à des actions de développement, de sensibilisation, de représentation et de promotion et lui permet de jouer un rôle-conseil en arts et culture auprès de différents partenaires.

RENSEIGNEMENTS

Pour tout renseignement concernant cet appel d’offres, vous pouvez communiquer avec Josée-Anne Paradis, conseillère en communication chez CCNCA :
communication@culture-quebec.qc.ca |418 523-1333, poste 23

Toutes questions relatives à cet appel d’offres doivent nous parvenir par écrit au moins cinq (5) jours ouvrables avant la fin de la date limite pour le dépôt des soumissions. Elles doivent être adressées à la personne mentionnée au paragraphe précédent. Ces questions ainsi que les réponses seront acheminées à tous les soumissionnaires.

CONTEXTE 

Le gala des Prix d’excellence, chapeauté par CCNCA mais réalisé en collaboration avec différents partenaires du milieu culturel, a pour objectif de faire rayonner l’excellence en arts ainsi que les artistes issus de nos territoires, lors d’une grande fête de célébration. Tout le milieu et ses nombreux partenaires seront ainsi invités à une soirée mêlant performances artistiques et reconnaissance. À cette occasion, les médias, les partenaires publics, les partenaires et commanditaires, les membres des conseils d’administration, et même le grand public, seront invités à joindre de nombreux représentant.e.s du milieu des arts et de la culture.

Les personnalités qui façonnent le secteur des arts et de la culture y seront des invitées de marque et participeront à la reconnaissance des artistes émergent.e.s comme des plus établi.e.s et dont on souhaite souligner ou dont on a déjà souligné le travail au cours de l’année.

Lors de l’événement qui se veut à la fois un espace de réseautage, de festivités et un gala qui honore l’excellence, des prix seront remis: ceux de la Ville de Québec et de la Ville de Lévis, ceux de CCNCA, ceux de la Manif d’arts et ceux des Métiers d’art. D’autres prix, de nos partenaires, nationaux ou pluridisciplinaires décernés durant l’années à des artistes et organismes de la Capitale-Nationale et de la Chaudière-Appalaches, seront quant à eux soulignés au cours de la soirée. 

L’événement aura lieu la dernière semaine de novembre (ou la première de décembre au besoin), sous la formule suivante:

16h30 à 17h30 : Arrivée des participants et réseautage avec musique ambiante;

17h30: Prestation artistique (ouverture);

17h35: Remise des prix en Métiers d’art;

17h45: Remise des prix en Arts Visuels;

18h00: Prestation artistique;

18h05: Remise des prix de CCNCA;

18h15: Remise des Prix Ville de Lévis et Ville de Québec ;

18h25: Prestation artistique

18h30: Présentation « en rafale » de récipiendaires de prix alloués en cours d’année

18h40: Remise des Prix du CALQ

18h50: Fin de la remise de prix et transition vers la fête.

Des petites bouchées et un verre de vin seront servis.

250 personnes seront invitées à cette soirée.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET

Le Gala des Prix d’excellence 2024 a pour objectif de célébrer l’excellence des artistes et des organisations culturelles issus des territoires de la Capitale-Nationale et de Chaudière-Appalaches par le biais d’une grande célébration qui se veut festive dans sa présentation et professionnelle dans son rendu.  

MANDAT DU CHARGÉ(E) DE PROJET

La production déléguée devra coordonner l’entièreté du Gala des Prix d’excellence 2024. Suivant le cahier des charges rédigé par CCNCA, elle devra réaliser toutes les étapes du projet en respectant le budget prévu et coordonner les interventions et les communications entre les intervenants et parties prenantes au projet. Elle devra s’assurer de la logistique, des besoins techniques, des autorisations et permis si nécessaires, de la sécurité du public, de la régie et du bon déroulement de l’événement. 

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU MANDAT DU CHARGÉ(E) DE PROJET 

ÉCHÉANCIER DU CHARGÉ(E) DE PROJET –
Le Gala doit avoir lieu à la fin du mois de novembre. Le début du chantier débutera dans la deuxième semaine de juin pour s’échelonner jusqu’en novembre. 

BIENS LIVRABLES POUR LES OFFRES DE SERVICES

Les fournisseurs qui répondent à l’appel d’offres doivent soumettre :

HONORAIRES

La rémunération est faite sur une base forfaitaire. Si un dépassement d’honoraires est à prévoir, la personne choisie devra en demander l’autorisation à la conseillère responsable du dossier chez CCNCA.

Les soumissions doivent contenir les différentes modalités du coût net plus les taxes.

Le Conseil de la culture se réserve le droit de n’accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions qui lui sont présentées et n’encourra aucune obligation, poursuite ou réclamation pour frais ou pertes subies par les soumissionnaires à la suite de telles décisions. 

RESPONSABILITÉ DU FOURNISSEUR

Le fournisseur est tenu d’une obligation de résultat et doit s’acquitter de sa tâche au mieux des intérêts de CCNCA, avec prudence et diligence et conformément aux usages et règles de son art.

Il demeure en tout temps seul responsable de tous les actes professionnels posés en relation avec les services fournis.

DATE D’ÉCHÉANCE ET DE DÉPÔT DES OFFRES DE SERVICES

Les offres doivent être déposées au plus tard, le 12 juin 2024, 10 h par courriel à :
communication@culture-quebec.qc.ca 

Toute soumission reçue après la date et l’heure de réception indiquée ne sera pas considérée.

CCNCA n’est pas tenu de motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission. Pour être considérée conforme (à défaut de quoi une soumission pourra être rejetée), la soumission doit contenir tous les biens livrables énumérés dans ce document.